Actualizar precios con inflación: la tabla de precios de la fábrica

En resumen: Para cotizar con precios que cambian todos los meses, la fábrica necesita una tabla de precios propia, separada del cálculo: se actualiza un valor una vez y todas las cotizaciones nuevas lo usan, mientras las ya enviadas conservan la versión con la que se hicieron.

Cuando el acero, la chapa o el dólar cambian todos los meses, la forma más segura de cotizar es separar qué lleva un producto de cuánto vale cada cosa. Los precios viven en una tabla que maneja la propia fábrica; el cotizador calcula con esa tabla. Se actualiza un valor una sola vez y todos los presupuestos nuevos salen con el precio correcto, sin llamar a nadie.

Por qué los precios desactualizados son el problema de fondo

En una metalúrgica que hace galpones el costo se mueve por varios lados a la vez. El perfil C y el tubo estructural siguen al acero, la chapa sinusoidal o trapezoidal cambia cuando cambia el proveedor, el flete al interior sube con el gasoil, y la mano de obra se ajusta por paritaria. Encima, parte de los insumos se cotiza en dólares y parte en pesos.

En la práctica, eso termina en un Excel con veinte pestañas que el dueño "pone al día" cuando se acuerda, mientras los vendedores siguen cotizando con la lista vieja. El error aparece cuando se compra el material y el margen ya no está.

El problema no es que los precios suban: es que el precio nuevo no llega a todos los lugares donde se cotiza.

Cómo funciona una tabla de precios administrable

En los cotizadores que desarrollo, el precio nunca está escrito dentro de la lógica. La regla dice, por ejemplo, que un galpón de 18 × 30 con pórticos cada 6 m lleva seis pórticos (los dos de los extremos más los intermedios), tantos metros de correa y tantos metros cuadrados de chapa. La tabla dice cuánto vale el kilo de perfil, el metro cuadrado de chapa y la hora de montaje. El presupuesto sale de multiplicar una cosa por la otra.

Esa separación tiene tres consecuencias concretas:

1. Se actualiza en un solo lugar. Si la chapa C25 subió, alguien de administración entra al panel, cambia ese valor y listo. No hace falta tocar fórmulas ni pedirle nada a un programador.
2. Todos cotizan con lo mismo. El vendedor de la fábrica, el que está en la calle con el celular y el que atiende WhatsApp ven el mismo precio desde ese momento.
3. La lógica no se rompe. Cambiar un precio no puede alterar cuántas correas lleva un tinglado, porque son cosas que viven separadas.

Para saber más sobre cómo se arma esa lógica de "qué lleva", conviene leer cómo pasar el conocimiento del dueño a reglas.

¿Qué conviene cargar en la tabla: costos o precios de venta?

Depende de cómo trabaje cada fábrica, y es una de las primeras cosas que se definen al desarrollar el sistema. Hay dos caminos razonables:

• Cargar costos y un margen. La tabla tiene el costo del kilo de acero, del metro de chapa, de la hora de taller, y un porcentaje de ganancia por rubro o por producto. Es más preciso y deja ver el margen real, pero exige que alguien mantenga los costos al día.
• Cargar precios de venta por componente. El metro cuadrado de cerramiento lateral, el portón corredizo de 4 × 4, el metro lineal de alero. Es más simple de mantener y se parece a la lista que la fábrica ya tiene.

Muchas pymes arrancan por el segundo y migran al primero después. Lo importante es que la tabla refleje cómo piensa precios el dueño, no lo que le resulta cómodo al programador.

Valores en dólares, índices y ajustes en lote

En Argentina hay una pregunta que siempre aparece: ¿y si el acero lo pago en dólares? Se puede resolver de varias formas según el proyecto. Una es cargar algunos valores en dólares y tener un tipo de cambio de referencia que la fábrica actualiza; el cotizador convierte al momento de calcular. Otra es aplicar un coeficiente de ajuste por grupo de insumos: "todo lo que es acero, +6 %". Así, cuando sale la nueva lista del proveedor, no hace falta tocar cuarenta renglones uno por uno.

Lo que no recomiendo es que el sistema traiga cotizaciones automáticas de internet sin que nadie las mire. El precio de venta es una decisión comercial. La herramienta tiene que hacer fácil esa decisión, no tomarla sola.

Versiones de la lista: qué pasa con los presupuestos ya enviados

Este es el punto que más se pasa por alto. Si actualizo la chapa hoy, ¿qué pasa con el presupuesto que le mandé la semana pasada a un productor de Pergamino?

La respuesta correcta es que ese presupuesto no cambia. Cada cotización guarda la configuración (las medidas, el cerramiento, las aberturas) y además los precios con los que se calculó, o la referencia a la versión de lista vigente ese día. Así se puede:

• Reabrir un presupuesto viejo y ver exactamente qué se le dijo al cliente.
• Recalcularlo con la lista nueva con un botón, si el cliente vuelve después del vencimiento.
• Comparar las dos cifras y decidir si se respeta el precio original o no.

Sin versiones, el vendedor termina discutiendo con el cliente sobre un número que ya nadie sabe de dónde salió.

La validez del presupuesto, escrita y visible

Con precios que se mueven, un presupuesto sin fecha de vencimiento es un riesgo. El PDF que genera el cotizador puede llevar la fecha de emisión, el plazo de validez que defina la fábrica (siete días, quince, lo que corresponda) y una aclaración sobre qué pasa después. Lo explico más en detalle en el presupuesto en PDF que se arma solo.

Ese dato también sirve adentro: con un CRM pensado para fábricas, los presupuestos por vencer pueden aparecer junto al próximo contacto del vendedor.

Quién toca la tabla y quién no

Una tabla de precios administrable no significa que cualquiera pueda cambiar cualquier cosa. En el caso EQUIBOX, por ejemplo, el cotizador público muestra la caballeriza en 3D, pero los precios solo aparecen con sesión de vendedor, y hay roles de admin y de vendedor con permisos distintos. Esa misma lógica se aplica a la tabla: administración actualiza valores, los vendedores cotizan, y cada cambio queda registrado con quién lo hizo y cuándo.

Así la fábrica gana autonomía comercial sin perder control: el dueño ya no es el único que sabe cuánto vale un galpón, pero sigue siendo quien decide los precios.

Qué cambia en el día a día

Pensalo con un caso típico: el lunes llega la lista nueva del proveedor de chapa. Antes, el dueño la dejaba para el fin de semana y mientras tanto salían diez presupuestos con el valor viejo. Con la tabla: administración carga los valores nuevos ese mismo lunes, y el presupuesto que el vendedor le arma al cliente en la reunión de la tarde ya sale con la chapa actualizada.

Es una diferencia chica en cada presupuesto y grande a fin de mes, y una buena razón para dejar el Excel, como cuento en cotizador 3D vs Excel, planos y renders.

Si en tu fábrica la actualización de precios depende de una sola persona y querés ver cómo quedaría una tabla pensada para tu producto, escribime por WhatsApp al +54 9 11 6193-3176 o por mail a facundocampo100@gmail.com. Soy Facundo Campo y desarrollo cotizadores 3D a medida para fábricas; podés probar antes el configurador de galpones y tinglados para ver cómo se arma la parte visual.

Preguntas frecuentes

¿Puedo actualizar los precios del cotizador sin un programador?

Sí, si el sistema se diseña con una tabla de precios administrable. La fábrica cambia el valor desde un panel y todas las cotizaciones nuevas lo toman al instante. El programador solo interviene si cambia la lógica del producto.

¿Qué pasa con los presupuestos viejos cuando cambio un precio?

Conservan el precio con el que se hicieron. Cada cotización guarda su configuración y la versión de lista que usó, así que se puede ver lo que se le dijo al cliente y, si hace falta, recalcularla con la lista nueva.

¿Se pueden manejar precios en dólares?

Sí, según cómo se defina en el proyecto: cargando algunos insumos en dólares con un tipo de cambio que la fábrica actualiza, o con coeficientes de ajuste por grupo de insumos.

¿Los configuradores públicos de Estructuras 3D muestran precios?

No. Los configuradores públicos sirven para probar el 3D y no muestran precios. El precio en vivo con tabla administrable es parte del desarrollo a medida para cada fábrica, como en el cotizador de EQUIBOX.